AIPAD Asesoria Administrativa Integral

El outsourcing de nómina en Colombia podría ser una buena opción

Para cualquier persona interesada en iniciar un negocio en colombia o ya establecido en la cuarta economía más grande de América Latina, la subcontratación de nóminas puede ser una opción atractiva. Porque cuando opta por el outsourcing de nómina en Colombia, entrega la gestión de los sueldos y beneficios de toda o una parte de su fuerza laboral, reduciendo así significativamente su carga administrativa interna.

Además, si su nómina es supervisada por una organización profesional de empleadores (PEO), que también puede ser conocida como empleador registrado (EOR), la empresa PEO podrá ayudarlo a contratar personal y brindar valiosos consejos sobre regulaciones locales.

Colombia registró un producto interno bruto (PIB) de $ 323.6 mil millones en 2019 – más de tres veces su cifra reportada en 2003 y solo superada en la región ese año por Brasil, México y Argentina. El crecimiento que ha experimentado Colombia en los últimos años estuvo acompañado por un aumento en la prosperidad, con un ingreso nacional bruto (INB) que alcanzó los $ 6.510 per cápita en 2019, lo que coloca al país como un país de ingreso medio alto según los estándares internacionales.

Colombia disfruta de una posición estratégica, tanto geográfica como políticamente, beneficiándose de su ubicación en el punto de encuentro entre América del Norte y del Sur y la posesión de los principales puertos que sirven tanto al Atlántico como al Pacífico, así como su condición de uno de los aliados más cercanos del Estados Unidos en la región. El país también cuenta con una buena infraestructura para los negocios, y el Aeropuerto El Dorado de la capital, Bogotá, tiene la mayor capacidad de carga de la región.

Colombia también tiene una economía diversa, con servicios que representan aproximadamente el 57% del PIB, mientras que la industria representa el 28% y la agricultura casi el 7%. Si bien los hidrocarburos son el producto de exportación más lucrativo del país, el país también cuenta con una producción significativa de gemas y riquezas minerales. Otros productos de exportación clave incluyen café, frutas y nueces, árboles y plantas y flores cortadas.

Mientras tanto, Colombia ha visto crecer rápidamente su industria tecnológica en los últimos años, siendo la segunda ciudad más grande Medellín se presenta como un potencial Silicon Valley en América Latina, mientras que Bogotá alberga muchas empresas innovadoras y es una base regional clave para las principales empresas de tecnología, como Rappi y MercadoLibre.

¿Qué es el outsourcing de nómina en Colombia?

La tercerización de la nómina en Colombia implica la subcontratación de la gestión de la nómina de todos o algunos de sus empleados a un proveedor externo. Eso significa que el proveedor supervisará el pago oportuno de los salarios y todos los demás beneficios.

Como parte del contrato de servicio, un proveedor de outsourcing de nómina en Colombia garantizará el cumplimiento de todas las normativas locales, además de poder ofrecer asesoría permanente respecto a cambios regulatorios en el país que puedan afectar su negocio.

Cuando la subcontratación de nómina es proporcionada por un EOR en Colombia, puede incluirse como parte de un paquete más amplio de servicios, incluida la contratación, la incorporación y la baja, y la redacción de contratos y otros documentos legales relacionados con el empleo.

Trabajar con un EOR puede ser particularmente atractivo para los inversores que necesitan trabajadores locales a corto plazo o en una escala limitada, porque cuando contrata a través de un EOR, esos trabajadores son empleados oficialmente por el EOR mientras usted mantiene el control total sobre sus horarios y cargas de trabajo. Eso significa que puede asegurar una fuerza laboral local sin tener que establecer una empresa, sucursal o subsidiaria.

¿Cuáles son las ventajas del outsourcing de nómina en Colombia?

Las principales ventajas del outsourcing de nómina en Colombia incluyen:

Conocimiento experto: La empresa que contratarás para externalizar la nómina en Colombia estará formada por expertos locales legales y contables con amplio conocimiento sobre los últimos desarrollos legislativos, así como los cambios que podrían afectar tu negocio.

Cumplimiento garantizado: Si no cumple con la legislación y las normas locales, puede recibir sanciones y multas que podrían dañar la reputación de su empresa o poner en peligro sus operaciones. Una firma confiable asegurará su cumplimiento de todas las regulaciones.

Administración reducida: Cuando subcontratas tu nómina, reducirás significativamente tu carga administrativa, solo teniendo que hablar con la firma de outsourcing de nómina que hayas contratado.

Soluciones tecnológicas: En el caso de que esté subcontratando la nómina en Colombia, querrá que su firma le proporcione la tecnología de gestión de recursos humanos más reciente, lo que le permite monitorear el trabajo de cerca.

Servicios adicionales: Si eliges un EOR en Colombia, podrán ayudar en la contratación de nuevo personal, así como en la incorporación y baja de dicho personal. Al contratar a través de un EOR, también puede evitar tener que establecer una entidad en el país si aún no tiene una.

Tercerizar la nómina ahorra costos y tiempo

Optimizar recursos es una de las ventajas que ofrece esta alternativa a los empresarios.

ARCHIVO PORTAFOLIO.CO

Esto les permite enfocar más esfuerzos al negocio. Muchas empresas, incluyendo pequeñas y medianas, han encontrado en el outsourcing de nómina un aliado importante, porque mediante este servicio han ganado en productividad y competitividad, dos conceptos vitales para cualquier compañía a nivel mundial.

“Los beneficios que ofrece este tipo de tercerización son diversos, pero los más destacados son la reducción de tiempos, costos y esfuerzos que no generan valor agregado al negocio.

Además, libera a las entidades de cargas operativas que no son parte de su objeto social o actividad principal, lo cual les da una excelente alternativa de cambio organizacional”, dice Liliana María Aristizábal, directora Comercial del Grupo Seleccionemos de Colombia Ltda. 

Por estos aspectos, actualmente es un servicio que cada vez toma más relevancia, ya que hacer este trabajo directamente implica para las compañías tiempo, dinero, espacios físicos, sistemas, análisis legal, etc., que las aleja de sus principales actividades.

Además, la presidenta de Manpower Colombia, Rosalba Montoya, explica que “este tipo de situaciones se observa especialmente en casos como los acuerdos específicos de pago de las empresas, que hacen compleja esta actividad, por tener que contemplar aspectos como personal situado fuera del país, pensionados, empleados temporales y permanentes, convenciones pactadas con sindicatos, entre otros”.

Y para desarrollar estos casos especiales existen empresas expertas y con la capacidad suficiente para dar respuesta a las inquietudes que surjan al respecto.

Servicios ofrecidos Las firmas que proporcionan este servicio, por lo general, ofrecen a sus clientes un plan integral, pero también existen casos donde se terceriza solo una parte de este aspecto que hace parte del área de recursos humanos. 

“Normalmente se encargan de todo el proceso de pago de sueldos, planillas únicas, capacitación agenda al personal, gestión de recursos humanos y todo lo relacionado con el capital humano; sin embargo, no siempre se contrata todo el proceso, para conservar el manejo de algunos aspectos que son esenciales de las compañías”, indica Héctor Jaime Correa Pinzón, presidente de la Federación de Contadores Públicos de Colombia (Fedecop). Del mismo modo, preparan las liquidaciones parciales y definitivas de los colaboradores de las entidades; también suministran los consolidados de los aportes parafiscales; de las provisiones para prestaciones sociales y certificados tributarios. 

Asimismo, pagan la seguridad social, liquidan vacaciones, llevan los reportes de ingreso y retiros de personal, anticipo de salarios y cesantías, informes sobre incapacidades y licencias, horas extras, gestión de novedades ocasionales, impresión de certificados de retención en la fuente, dominicales y festivos, entre otros aspectos.

¿Quiénes lo emplean? 

“Las entidades que más utilizan esta tercerización son las pequeñas y medianas empresas, porque no tienen la infraestructura necesaria para disponer de un departamento que se encargue de llevar todos los procesos relacionados con este tema de su negocio”, observa Liliana Aristizábal.

Según el presidente de Fedecop, “este outsourcing se fundamenta en entregar los listados de los registros de los empleados de una empresa y el sueldo que cada uno devenga, a una firma contratista para que se encargue de elaborar los reportes respectivos de esta obligación mensualmente”.

La tercerización de nómina es una práctica que se viene utilizando desde hace unos diez años siendo una alternativa de negocio para quienes, como contratistas, desarrollan esta labor y, de economía, para los que contratan el servicio.

¿Qué es la nómina electrónica, la nueva iniciativa de la Dian?

Proyecto de Resolución busca impulsar esta herramienta como un elemento más de la transformación digital de las empresas colombianas.

La Dian ha anunciado un Proyecto de Resolución cuyo objetivo es impulsar la nómina electrónica como un elemento más de la transformación digital de las empresas colombianas. 

POR: PORTAFOLIO - ENERO 19 DE 2021

Tras la masificación de la factura electrónica, la Dian ha anunciado un Proyecto de Resolución cuyo objetivo es impulsar la nómina electrónica como un elemento más de la transformación digital de las empresas colombianas.

La nueva funcionalidad de generación de la nómina electrónica se integrará con el sistema de facturación electrónica que ya está en funcionamiento y su obligatoriedad será progresiva de acuerdo con un calendario que contempla diferentes grupos de obligados y plazos de obligatoriedad.

“La mejor opción para implementar la nómina electrónica en una compañía y, de este modo, evitar el incumplimiento de la normativa, es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la Dian”, afirma Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM.

¿QUIÉNES ESTARÁN OBLIGADOS A EMITIR NÓMINA ELECTRÓNICA?

De acuerdo a lo establecido en el Proyecto de Resolución de la Dian, los sujetos que estarán obligados a generar, transmitir y validar las correspondientes nóminas de sus empleados de manera electrónica y a través del nuevo sistema desarrollado por la Dian serán todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción.

CALENDARIO DE OBLIGADOS

Asimismo, con la publicación de esta Resolución, la Dian también establecerá un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Dicho calendario, estará dividido, principalmente, de acuerdo al número de empleados de las empresas obligadas y las fechas de incorporación previstas serán las siguientes:

• Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

• Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

• Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

• Entidades del estado del orden nacional o territorial:
 la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.

• Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en Impuesto Sobre las Ventas (IVA). Cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión.

¿CÓMO FUNCIONARÁ EL NUEVO SISTEMA DE NÓMINA ELECTRÓNICA?

Según se plantea en el Proyecto de Resolución, las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual y transmitirlos a la Dian en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente. Una vez sea transmitida, la Dian validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

Los 10 factores más importantes para gestionar una nómina en Colombia

BDO Colombia |Ya sea desde un departamento interno o de un servicio tercerizado, el manejo correcto de la nómina es una de las tareas administrativas más importantes para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Experto de BDO en Colombia explica cuáles son las 10 normas básicas para lograr su adecuada gestión.

Ese recibo que a final de mes llega a las manos de cada trabajador contratado formalmente por una empresa es el resultado de una cuidadosa gestión por parte del equipo que prepara la nómina en cada organización.

Cumplir con todos los requisitos para pagar correctamente el salario de los empleados es una labor que requiere la observación de una serie de normas básicas que son de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas y que tienen como fin el garantizar la protección de los derechos de los trabajadores.

Rubén Cortés, Gerente Senior de Nómina de BDO en Colombia, afirma que “no es suficiente con pagar el salario pactado en el contrato, sino gestionar correctamente todas las variables de ese sueldo y sobre todo pagarlo a tiempo”. Según su experiencia, el experto considera que estos son los 10 factores primordiales que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar una nómina:

  1. Observar estrictamente el cumplimiento de la normatividad en temas laborales, tributarios y de seguridad social. Para este fin es fundamental permanecer actualizado frente a las normas vigentes.
  2. Respetar la confidencialidad de la información. Es muy importante tener en cuenta que toda la data que maneja el área de Talento Humano es confidencial, por lo tanto se debe tener protegida la información personal y laboral. Esta debe permanecer blindada para que no se vaya a usar de manera incorrecta, ni interna ni externamente. 
  3. Tener claras las políticas de beneficios extralegales que tiene la empresa. Es primordial que estas no violen la normativa vigente y que sean absolutamente transparentes para todos los empleados.   
  4. Establecer una política de calidad para garantizar que los pagos se generan todos los meses sin error alguno. Este cumplimiento es fundamental frente al bienestar de los empleados y su tranquilidad.
  5. Dar cumplimiento a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Esta tiene la labor de auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la Seguridad Social, es decir, Salud, Pensión, ARL y aportes parafiscales.  
  6. Asegurarse de cumplir con las fechas de pago estipuladas en el contrato de trabajo que se firma con los empleados. Este factor es crucial con el fin de no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares.  
  7. Proporcionar a los empleados una adecuada asesoría con respecto al tema de retención en la fuente y a los cambios en la normatividad laboral. En los últimos años se han vivido muchas reformas y ajustes en la reglamentación, por eso es importante que la empresa brinde asesoría para que los empleados sepan qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se les liquida de esa forma.   
  8. Las empresas deben cumplir estrictamente con los pagos de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales. Esto tiene relación directa con el bienestar de los empleados, ya que si estas obligaciones no se cubren a tiempo, se pueden suspender los servicios a los empleados y a sus familias.  
  9. Todas las organizaciones deben además dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos de los entes de control como la UGPP, la DIAN, el DANE y el ministerio de Trabajo.
  10. Pagar de forma correcta las prestaciones sociales. Verificar que la plataforma tecnológica que se esté usando, esté debidamente parametrizada para evitar errores por malos cálculos que en el futuro pueden significar demandas por parte de los ex empleados y sanciones por parte de los entes de control.

Finalmente, asegura Cortés, que para cumplir con estos requisitos fundamentales y para gestionar toda la infinidad de variables que requieren las diferentes empresas y sus trabajadores, una de las alternativas más prácticas es la tercerización de este servicio.

“El manejo por outsoursing de la nómina no sólo les permite a las organizaciones enfocarse en el core de su negocio, sino además disminuir el costo de esta operación y acceder a especialistas en derecho laboral, seguridad social y gestión ante la UGPP”, concluye.

“UGPP es como la DIAN para empleadores que no están al día con los parafiscales de sus trabajadores”

“La ‘Unidad’ cumplió su objetivo: una entidad especializada que se hizo conocer por el contribuyente y que, además, paga la pensión a más de 321.000 compatriotas. Felicito a todo el equipo de esta gran institución”, fueron las palabras del ministro de Hacienda, Mauricio Cárdenas, al referirse a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), entidad que desde su creación en 2007, gracias al Artículo 156 de la Ley 1151 del mismo año, se ha encargado de verificar que la liquidación y pago de aportes parafiscales por parte de los empleadores se hagan de manera correcta y oportuna.

Conozca qué es y cuáles son las funciones específicas de esta entidad que ha logrado reducir la evasión en un 65,4 % entre 2012 y 2017, de los aportes necesarios para garantizar: mesada pensional, servicio de salud, caja de compensación y protección frente a riesgos laborales de los trabajadores colombianos.

Redacción INCP a partir del artículo publicado por Finanzas Personales

Para mayor información, puede revisar el artículo titulado “¿Qué es y qué hace la UGPP?”, de la fuente Finanzas Personales.

¿Qué es y qué hace la UGPP?

La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, más conocida para todos como la UGPP o La Unidad, es una entidad del Ministerio de Hacienda y su objetivo es verificar que las empresas realicen de manera correcta y oportuna la liquidación y el pago de contribuciones a la seguridad social de sus colaboradores.

Si usted tiene una empresa que está empezando a ‘tomar vuelo’ o maneja un negocio en donde tiene más de 5 personas a cargo, quizá haya escuchado nombrar a la UGPP, pero puede que no tenga idea de qué es o para qué fue creada. Bueno, antes de preocuparse por el registro de Cámara de Comercio, por pagar los impuestos de la ciudad donde tiene su negocio, incluso de la propia DIAN, sin desconocer que estar al día con todas estas obligaciones es de lo más importante para la viabilidad de su proyecto empresarial, debe también buscar a su contador o el responsable del pago de nómina y conocer un poco más de la UGPP.

Resulta que esta entidad, que se encuentra adscrita al MinHacienda, fue creada en el Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1151 de 2007, Artículo 156. De acuerdo con portales especializados, la UGPP se ha convertido en una especie de DIAN, cuya principal diferencia es que, así como los funcionarios de la DIAN van tras los evasores de impuestos, la UGPP busca a los empleadores que no están al día con los pagos de la seguridad social de sus empleados.

Pero no solo eso, desde que nació se le encargó solucionar la problemática pensional de los empleados de Cajanal, Puertos de Colombia y de 29 entidades más que habían sido liquidadas o se encontraban en proceso de liquidación. Su tarea es la de reconocer las pensiones y gestionar su correcto pago para brindar un mayor bienestar a los ciudadanos.

De acuerdo al citado artículo de la Ley del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, en el literal i) son funciones generales de la UGPP las siguientes:

  1. i) El reconocimiento de derechos pensionales, tales como pensiones y bonos pensionales, salvo los bonos que sean responsabilidad de la Nación, así como auxilios funerarios, causados a cargo de administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional, y de las entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación. Para lo anterior, la entidad ejercerá todas las gestiones inherentes a este numeral, tales como la administración de base de datos, nóminas, archivos y asignaciones al Gobierno Nacional en el artículo 20 de la Ley 797 de 2003;
  2. ii) Las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social. Para este efecto, la UGPP recibirá los hallazgos que le deberán enviar las entidades que administran sistemas de información de contribuciones parafiscales de la Protección Social y podrá solicitar de los empleadores, afiliados, beneficiarios y demás actores administradores de estos recursos parafiscales, la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores de las obligaciones definidas por la ley, respecto de tales recursos. Esta misma función tendrán las administraciones públicas. Igualmente, la UGPP podrá ejercer funciones de cobro coactivo en armonía con las demás entidades administradoras de estos recursos.

Los resultados de la UGPP

Recientemente el ministro de Hacienda, Mauricio Cárdenas, destacó la gestión de La Unidad, y calificó su trabajo como ‘impresionante’, haciendo énfasis en sus resultados contundentes y efectivos que aumentaron el recaudo de aportes parafiscales.

Durante su intervención, el ministro Cárdenas, resaltó la labor del equipo de La Unidad que logró disminuir la evasión de $15,6 billones en 2012 a $5,4 billones  en 2017, recursos que contribuyen a que los colombianos obligados tengan derecho a recibir una pensión; a acceder a los servicios de salud y de las cajas de compensación familiar; a estar protegidos contra los riesgos laborales; y a apoyar la gestión del ICBF y el SENA.

“Podemos decir que La Unidad cumplió su objetivo: una entidad especializada que se hizo conocer por el contribuyente y además paga la pensión a más de 321.000 compatriotas. Felicito a todo el equipo de esta gran institución”, puntualizó. Gloria Inés Cortés Arango, Directora General de La Unidad, manifestó que estos valiosos resultados se deben a una estrategia enfocada en acciones de capacitación, sensibilización, fiscalización y persuasión en el frente de parafiscales, producto de un trabajo en equipo que ha contribuido al desarrollo del país y al fortalecimiento de la cultura de pago voluntario de los aportes parafiscales de la protección social.

“Los resultados son una combinación de dos acciones, una, la reducción de la carga de la obligación a empleadores e independientes y, segundo la acción de la UGPP… No es resultado de una sola entidad, sino del concurso de medidas adoptadas por el Gobierno nacional y de la acción de La Unidad” puntualizó. Igualmente, destacó que en el frente pensional se han recibido 33 entidades de las 40 proyectadas, incrementando el número de pensionados pasando de 255.000 en 2012 a 321.000 en 2017,  hubo un crecimiento del 27% gracias a gestión de la entidad en cumplimiento de la legislación vigente.

 

Noticia seleccionada de www.incp.org.co: Camilo Hernández – 
Enlace:
 https://www.incp.org.co/ugpp-la-dian-empleadores-no-estan-al-dia-los-parafiscales-trabajadores/
Enlace video: https://www.youtube.com/watch?v=JtfYCjSiomo